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どこで経費が使われているのか?
ある大きな公的機関では、Ab Initio®を使用して支出を追跡し、財務管理の向上に役立てている

このような組織では、問題があまりに大きすぎて、「一体何が問題なのか」ということをわずかに理解しようとするだけでも、大変な困難を伴うことがあります。世界で最も大きな公的機関の一つであるこの組織で、もっとも重大な課題の一つが財務管理でした。財務管理はすべてに関係します。すべての優先順位は最終的に資金の割り当てにより決定されます。これは簡単に見えますが、実際はどうでしょう。優先順位の高い活動は、優先順位の低い活動より多くの資金が割り当てられます。しかし、もし、1つの活動にどれだけの費用が費やされるのかよくわからない場合、どうなるでしょう。重要な情報が欠けていると、意思決定の実際の基準がなくなり、決定は曖昧なものになります。この組織ではそれが起きていました。

この公的機関では、この問題を解決するビジョンがありました。それは、統合された機関内の「クリアリングハウス(情報交換のためのシステム)」を開設することでした。すべての経費のやり取りが一つのクリアリングハウスを経由するようにし、そのクリアリングハウスで一つひとつの取引のすべての内容を理解することができるならば、費用が実際にどこへ行っているのかを明確にすることができます。経費を最適化するばかりではなく、より(おそらくは大幅に)経費を節約することが可能となるでしょう。

この組織は何年もこのビジョンの実現に取り組んできましたが、問題が大きすぎるため、一歩前進しただけでは解決しませんでした。たとえ大きな進歩をしたとしても、やはり解決は難しいものでした。既にいくつかの「クリアリングハウス」システムが立ち上げられていました。機能を簡素化した「クリアリングハウス」を経由して購買の情報と、購買したものが実際に分配されたのか、という情報が異なる組織間でやり取りされるようになりました。

異なるシステムが多すぎる

これらの「クリアリングハウス」システムは日和見的に構築されていました。通常の企業であれば、組織の境界を超える場合でも本部がシステム間のインターフェイスを指定します。ところが、この組織では、各部署に決定の自由度があるため、システムごとに、たとえばセキュリティの要件が大きく異なっていたりしました。必要とするデータを取得するために他のシステムから取得することも、自分のシステムに合わせてデータを変換することも非常に難しくなっていました。

日和見的に構築された結果、多くのクリアリングハウスシステムが互換性のないインターフェイスとデータの組を扱うことになりました。そして、これらの情報を統合することが、クリアリングハウスの責任になってしまいました。この公的機関の最も大きなクリアリングハウスの一つでは、このような形でシステムが何年も肥大化していきました。不幸なことに、その機関が使っていたある有名なEAI(エンタープライズインテグレーション)製品の限界に達してしまいました。

メタデータの重要性

EAIテクノロジの致命的な問題は“メタデータ”という概念がないことです。設計者が書面でインターフェイスルールを指定し、コード開発者がEAIフレームワークにプラグインされるコードを書き換えます。EAIフレームワークには、ルールで何が起きているのかわかりません。ルールは第三世代プログラミング言語でコードが記述されるため、元のコード開発者以外には理解するのが大変です(元のコード開発者が自分の作業内容を覚えていればの話ですが)。コードを再利用する機会は事実上なく、標準化はほとんど不可能です。この点は最初は問題になりませんが、システムの規模が大きくなるにつれ、自らの重みに耐えかねて事実上崩壊します。

幸いなことに、この取引決済機関を担当するシステムインテグレータ(SI)が、崩壊が発生することに気づいたため、新しいテクノロジを模索し始めました。新しいテクノロジの条件は、取引の量と複雑性に対応でき、段階的に廃止される旧型システムと共存でき、メタデータを収集できるだけでなく仕様をシステムに反映するために、メタデータを扱える必要がありました。徹底した調査の結果、SIはAb InitioのCo>Operating System®が最適であると結論付けました。

ビジョンを理解し、結果を出す

Co>Operating Systemへの転換に伴い、SIは既存の多くのルールを当初実装した担当者が既にいないため、それらを再評価する必要がありました。さらに、トランザクションの仕様の標準がなかったため、多くの改変が元のシステムに加えられていました。多くの場合、何をその中に含めるか、の考えもなく、ただトランザクションを渡すだけでした。これは明らかに容認できないことであり、新しいシステムでは発生してはならないことでした。各インターフェイスは新しい標準を念頭において再設計されました。Ab Initioも、古いルールテクノロジから新しいルールテクノロジへの自動変換機能を提供することでサポートしました。

かねてからの数々の投資と失敗の後、この機関はかねがね願っていた結果を最後に手にすることができました。ここの購買を、特定の資産のTCO(Total Cost Ownership)へと紐づけて解析する端緒を切り開きました。さまざまな活動(R&D、保守、運用など)を伴う支出の経費を見分けることができるようになりました。何かを構築する際にそのコストはいくらかという、実務的な質問にも答えられるようになりました。

途方もないスケールで経費を取り扱う場合、この質問に答えられることは非常に重要です。

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