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Todo tiene arreglo
Una compañía multinacional de transportes abandona un sistema de facturación ineficaz y caro de mantener.

¿Se ha preguntado alguna vez cómo es posible que familias completamente normales y capaces terminen viviendo en una vieja casa destartalada mantenida a base de chapuzas y arreglos improvisados? El patrón es muy común: compran una casa que necesita mano de obra porque esperan superar sus limitaciones dedicándole tiempo y dinero. Lo que suele ocurrir es que las cosas se complican luego, los problemas pasan a ser abrumadores, la casa deja de resultarles idónea, y al final se ven en la situación de tener que mudarse. Sucede que, después de haber invertido tanto en la primera casa, se encuentran con que apenas disponen de ahorros para la siguiente vivienda, por lo que terminan adquiriendo otra propiedad también muy necesitada de cuidados y que viene con su propia colección de problemas. El ciclo se repite, con el detalle de que, con cada mudanza, los gastos y el esfuerzo requeridos para enfrentar las deficiencias aumentan, lo cual acaba haciendo el siguiente paso todavía más complicado.

No es simplemente una cuestión de dinero. Las personas se acostumbran a las rutinas que acompañan al mantenimiento, hasta el punto de que acaban apegándose a aquellas cosas a las que se han aplicado con tesón por mucho tiempo. Pueden llegar incluso a ser incapaces de ver que existen opciones mejores, por lo que, en vez de buscar alternativas, insisten con las chapuzas.

Algo parecido ocurre con los sistemas de TI. Y con demasiada frecuencia, además. Lo único diferente es que, en vez de familias, las que se ven afectadas son compañías enteras, por lo que se incurre en costos mucho más elevados. Aunque también ocurre que, de vez en cuando, cuando personas nuevas se incorporan a un equipo, su perspectiva sirve para que los trabajadores veteranos abran los ojos y vean lo que han estado haciendo mal. Esta era la situación en una compañía multinacional de transportes: su sistema de facturación, la puerta de entrada de todos sus ingresos, estaba desfasado y había dejado de funcionar de forma eficaz.

UN SISTEMA INEFICAZ DEMASIADO CARO DE MANTENER

Este cliente había desarrollado su propio sistema de facturación. Pero después de registrar altas tasas de crecimiento durante años, la compañía lo subcontrató a un conocido integrador de sistemas que lo reelaboró varias veces (lo cual supuso un desembolso de varias decenas de millones de dólares). Aunque se mejoraron algunos aspectos, los cambios dificultaron aún más la administración y la ampliación de la compañía. En un ejemplo de ineficiencia, acabaron por invertir la mayor parte del tiempo dando vueltas en círculos, “solucionando” los mismos problemas una y otra vez.

Con el paso del tiempo, la carga del mantenimiento del sistema se tornó abrumadora. El sistema no podía mantener el ritmo de los millones de transacciones que era necesario procesar cada noche. Ello afectaba directamente a los beneficios de manera visible. Y su costo también era considerable: 100 empleados a tiempo completo para solucionar los problemas que surgían a cada rato. La compañía siguió parcheando el sistema durante años sin imaginar que se pudiera trabajar de otra manera. Sin concebir que hubiera un sistema diferente que diera mejores resultados. Para complicar las cosas, al personal que trabajó en el sistema le costaba aceptar la posibilidad de que fueran prescindibles.

UN EMPLEADO NUEVO

La situación cambió con la llegada de un gerente senior nuevo. Este directivo sabía por experiencia lo que se podía hacer con Ab Initio®, y se planteó reconstruir el sistema desde cero. Estaba convencido de que existía un sistema diferente y mejor. Pero se encontró con una resistencia feroz. Escuchó en boca de sus colegas todo tipo de cuestionamientos. “¿Cómo sabremos que funcionará correctamente?”, le dijeron algunas voces. “El software es demasiado caro”, comentaron otras. Las excusas y objeciones se multiplicaron: “Tendremos que volver a capacitar a todos los empleados”. “No nos podemos permitir cometer errores”. “No podemos tirar por la borda la inversión realizada en el sistema actual, que tardamos tanto tiempo en armar”. “¿Cómo sabemos que Ab Initio nos ayudará?”. “¿No tenemos a nadie más que conozca las aplicaciones de Ab Initio...?”. Pero el gerente, que ya se había visto en la misma tesitura, no se dio por vencido.

Seis meses. Cuatro desarrolladores. Dos consultores de Ab Initio. No hizo falta más. La aplicación completa fue replicada, comprobada y llevada a producción. La nueva versión fue verificada para generar exactamente los mismos resultados que el sistema antiguo, aunque sin los errores. Gracias a la escalabilidad integrada de Ab Initio, ahora todas las facturas se procesaban cada noche, lo que tuvo un notable efecto positivo sobre el cash-flow. Y lo que es igualmente importante, el costo del software era inferior al que el cliente ya estaba gastando en las licencias para una utilidad de procesamiento bien conocida, que dejó de ser necesaria con la adopción del software de Ab Initio. Se ganó además en eficiencia. Frente a los 100 empleados que eran requeridos para mantener el sistema en la etapa anterior, la robustez y la facilidad de uso del software redujeron el personal necesario a 15. Y los trabajadores liberados se pudieron dedicar a otras tareas de mucho mayor valor para el negocio.

Es sabido. Hay mucha gente que se resiste a abandonar sus casas, por más que estas estén viejas y en mal estado. Pero una vez que se mudan a una vivienda mejor, nunca querrán volver atrás.

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