Oswald Regular
OpenSans Regular
¿Dónde está el dinero?
Un organismo gubernamental de gran tamaño utiliza Ab Initio® para hacer un seguimiento de los gastos y mejorar la administración financiera.

Hay problemas de tan difícil solución, que el solo entenderlos puede constituir un desafío formidable. Uno de los mayores desafíos que enfrenta uno de los organismos gubernamentales más grandes del mundo tiene que ver con su administración financiera. Es un asunto que afecta a todo lo demás. Al fin y al cabo, las prioridades se deciden en función de los fondos que tienen asignados. Parece sencillo, ¿no? Las actividades de mayor prioridad reciben más dinero que las de menor prioridad. Pero, ¿qué sucede cuando no sabemos cuánto dinero se gasta en una actividad dada? Sin esa información tan básica, la fundamentación de la toma de decisiones se vuelve difusa. Así es el día a día de este organismo del que nos ocuparemos a continuación.

La agencia tiene una estrategia para solucionar su problema, para lo cual requiere implementar un centro distribuidor de información de transacciones gubernamentales integrado. Si todas las transacciones financieras tuvieran que pasar por un centro distribuidor de información capaz de comprender los detalles de las mismas, sería posible averiguar a dónde va el dinero. Se podrían así optimizar los gastos, de manera que cabría hacer más, probablemente mucho más, con menos recursos.

La organización lleva años intentando poner en marcha esta estrategia, pero el problema es tan serio que no puede solucionarse dando un único paso. Ni siquiera, un paso de gigante. Ya han configurado varios centros distribuidores de información de transacciones. Simplificando mucho, diremos que estos centros distribuidores de información pasan transacciones entre diferentes organismos para que, por un lado, se realicen las compras deseadas y para garantizar, por otro, que esas compras sean recibidas.

DEMASIADOS SISTEMAS DIFERENTES

Pero estos centros distribuidores de información han sido diseñados con una mentalidad, llamémosle, informal. En una organización comercial ordinaria, es el consejo de administración quien suele dictar las interfaces entre los sistemas, incluidos aquellos que cruzan las divisiones entre departamentos. (Si el destino pudiera compararse con una fiesta hawaiana, ello significaría que todas las personas deben llevar una camisa de flores, les guste o no). Muy al contrario, en esta organización, cada departamento es bastante autónomo. Ello explica que existan sistemas diferentes y requisitos de seguridad también muy dispares. Ni es posible acceder a todos los sistemas diferentes para obtener los datos deseados, ni es posible tampoco dictar cómo se estructurarán los datos dentro de un sistema.

Cuando se diseña un centro distribuidor de información de transacciones con semejante informalidad, cada usuario tiene un conjunto diferente de interfaces y de datos incompatibles. Luego, será el centro distribuidor de información el encargado de interconectarlos. Uno de los mayores centros distribuidores de información del organismo al que nos referimos, ha crecido de esta forma durante muchos años. Y desafortunadamente, ha alcanzado los límites de un conocido producto de IAE (integración de aplicaciones empresariales) que ha venido utilizando.

LA IMPORTANCIA DE LOS METADATOS

El problema principal con la tecnología de IAE es que no entiende los “metadatos”. Las reglas de la interfaz son especificadas primero sobre un papel por los analistas. A partir de ahí, los codificadores convierten las especificaciones en programas que se enchufan al marco de IAE. El marco de IAE desconoce lo que quieren decir las reglas. Las reglas se codifican en lenguajes de programación de tercera generación y son opacas para todo el mundo salvo para el codificador original. (Esto último, en el supuesto de que el codificador original recuerde lo que hizo). Hay muy pocas oportunidades para la reutilización, y la imposición de normas es casi imposible. Este era un detalle que no importaba al principio, pero conforme el sistema ha aumentado de tamaño, ha terminado por colapsar.

Por suerte, el integrador de sistemas (IS) responsable de este centro distribuidor de información acerca de transacciones, predijo el colapso antes de que se produjera. Con antelación suficiente, inició la búsqueda de una tecnología nueva. Una tecnología que admitiera el volumen y la complejidad de transacciones; que coexistiera, además, con el sistema antiguo mientras este se estuviera poniendo fuera de funcionamiento gradualmente, y que no se limitara a capturar metadatos (sino que también aceptara metadatos como un mecanismo de especificación). Después de una búsqueda exhaustiva, el IS descubrió que la solución a sus necesidades era el Co>Operating System® de Ab Initio.

IMPLEMENTAR UNA VISIÓN Y OBTENER RESULTADOS

Con el salto al Co>Operating System, el IS ha tenido que redescubrir muchas de las reglas preexistentes, porque quienes las habían implementado ya no trabajan para la entidad. Además, en el sistema original se habían tomado demasiados atajos, ya que no había existido una norma para la especificación de una transacción. En muchos casos, el sistema original se limitaba a pasar una transacción sin tener idea de lo que contenía. Obviamente, eso era algo inaceptable que se ha modificado en el nuevo sistema. Cada interfaz se ha vuelto a diseñar con base a nuevas normas. Otra aportación de Ab Initio son las funciones de conversión automatizada desde la tecnología de reglas antigua hasta la nueva.

Después de invertir mucho dinero sin cosechar éxitos, este organismo gubernamental por fin ha logrado obtener los resultados que siempre había perseguido. Está empezando a poder analizar transacciones para asociar el costo total de la propiedad con elementos de capital específicos. Está empezando a poder desglosar los gastos según diferentes actividades (como I+D, mantenimiento, operaciones…). Está empezando a responder preguntas tan básicas como, por ejemplo, averiguar el costo de armar un XXX.

Cuando una institución tiene que vérselas con asuntos financieros a una escala monumental, obtener las respuestas pertinentes es crítico.

English
Français
Idioma:
Español
Deutsch
简体中文
日本語