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Eine erfolgreiche Kernsanierung
Ein multinationales Transportunternehmen trennt sich von einem ineffizienten und teuer zu wartenden Abrechnungs- und Fakturierungssystem.

Es kommt immer wieder vor, dass Menschen in ältere, renovierungsbedürftige Häuser einziehen, weil sie davon ausgehen, dass sich die Mängel schon irgendwie nach und nach beseitigen lassen. Häufig wachsen ihnen die Probleme dann jedoch über den Kopf, und sie müssen wieder ausziehen. Aber nachdem sie so viel in das alte Haus investiert haben, stehen ihnen für das nächste Haus nur begrenzte Mittel zur Verfügung, sodass sie erneut mit einer Notlösung vorlieb nehmen müssen. Dieser Zyklus kann sich mehrfach wiederholen, wobei Kosten und Aufwand für die Behebung der Mängel von Mal zu Mal größer werden, sodass der nächste Umzug umso schwieriger wird.

Dabei geht es nicht nur um Geld. Oft fällt es Menschen schwer, sich von einem Haus zu trennen, in das sie so viel Arbeit investiert haben. Zudem haben sie sich daran gewöhnt, regelmäßig Wartungsarbeiten und Reparaturen durchzuführen, und kommen gar nicht auf die Idee, sich nach einer Alternative umzusehen.

Ähnliches geschieht nur allzu oft mit IT-Systemen. Der einzige Unterschied ist, dass hier ganze Firmen betroffen sind und folglich die Kosten deutlich höher ausfallen. Aber von Zeit zu Zeit kommen neue Mitarbeiter in das Unternehmen, die eine neue Perspektive einbringen und dem bestehenden Team die Augen öffnen. Ein solcher Fall trat bei einem sehr großen multinationalen Transportunternehmen auf: Das veraltete Abrechnungs- und Fakturierungssystem, also gewissermaßen das Tor, durch das alle Einnahmen in die Firma strömten, war nicht mehr effektiv.

EIN INEFFEKTIVES UND TEUER ZU WARTENDES SYSTEM

Dieser Kunde hatte ursprünglich ein eigenes Abrechnungssystem entwickelt. Aber nachdem das Unternehmen viele Jahre stark gewachsen war, lagerte es das Abrechnungssystem an einen bekannten Systemintegrator aus, der es mehrfach überarbeitete, was das Unternehmen eine hohe zweistellige Millionensumme kostete. Einige Aspekte des Systems wurden zwar verbessert, aber letzten Endes führten die Änderungen dazu, dass das System für das Unternehmen schwieriger zu verwalten und zu erweitern war. Daher drehten sich die Mitarbeiter im Kreis und hatten immer wieder die gleichen Probleme zu lösen.

Mit der Zeit wurde der Wartungsaufwand für das System unbeherrschbar. Jede Nacht hätten Millionen von Artikeln verarbeitet werden müssen, aber das System war dieser Arbeitslast einfach nicht gewachsen. Diese Überforderung hatte direkte Auswirkungen auf die Einnahmen und war deutlich erkennbar. Die Kosten für die Wartung des Systems waren ebenfalls erheblich – 100 Vollzeitmitarbeiter kümmerten sich um die täglich auftretenden Anwendungsprobleme. Trotzdem wurden jahrelang Zeit und Geld investiert, um das vorhandene System am Laufen zu halten, da niemand eine Alternative für möglich hielt – erst recht keine bessere Alternative. Und das Personal, das an dem System arbeitete, hatte kein Interesse daran, sich überflüssig zu machen.

FRISCHER WIND

Dann kam ein neuer hochrangiger Manager in das Unternehmen. Er wusste aus eigener Erfahrung, was mit Ab Initio® erreicht werden kann und beschloss, das System von Grund auf neu erstellen zu lassen. Er wusste, dass es etwas Anderes, etwas Besseres gibt. Aber er traf auf heftigen Widerstand. Alle möglichen Ausreden und Einwände wurden vorgebracht: „Wie können wir wissen, dass es richtig funktioniert?“, „Die Software ist zu teuer“, „Wir müssten alle Mitarbeiter umschulen“, „Wir können uns keine Fehler leisten“, „Wir können unsere Investitionen in das aktuelle System nicht einfach in den Wind schreiben“, „Wie können wir wissen, ob Ab Initio uns helfen wird?“, „Wir haben niemanden, der sich mit Ab Initio-Software auskennt“ ... Der Manager ließ sich davon nicht beirren und trieb das Projekt zügig voran.

Sechs Monate. Vier Entwickler. Zwei Ab Initio-Berater. Mehr war nicht nötig. Die gesamte Anwendung wurde nachgebaut, getestet und in Betrieb genommen. Es wurde nachgewiesen, dass das neue System genau dieselben Ergebnisse wie das alte System hervorbringt, nicht aber dessen Fehler. Aufgrund der integrierten Skalierbarkeit der Ab Initio-Software wurden jetzt jede Nacht alle Rechnungen verarbeitet, wodurch sich der Cashflow deutlich verbessert hat. Ebenso vorteilhaft ist, dass die Kosten für die Software geringer waren als die Lizenzgebühren, die der Kunde bislang für ein bekanntes Verarbeitungsprogramm bezahlt hatte, das nun durch den Einsatz der Ab Initio-Software nicht mehr benötigt wird. Und dank der Robustheit und Benutzerfreundlichkeit der Software sind jetzt keine 100 Mitarbeiter mehr für die Instandhaltung des Systems erforderlich, sondern nur noch 15. Die übrigen Mitarbeiter können sich jetzt Aufgaben widmen, die für das Unternehmen wesentlich wertvoller sind.

Es kann schwer sein, Menschen dazu zu bewegen, ein baufälliges Haus zu verlassen. Aber wenn sie erst einmal in ein besseres Haus gezogen sind, möchten sie nie mehr in ihr altes Heim zurückkehren.

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